Una vez evaluada la demanda futura de recursos humanos el departamento de personal procede a llenar las vacantes. Existen dos fuentes de suministro de personal: la interna y la externa.
Fuente interna y Fuente externa
El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos o que pueden absorber las funciones que se requiere llenar. Por ejemplo, algunas de las vacantes de la compañía papelera de la figura 5-5 pueden llenarse por promoción o transferencia, sólo en situaciones de excepción es aconsejable "repartir" un puesto durante periodos muy breves. El suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organización: empleados de otras compañías, desempleados, estudiantes a punto de graduarse, etcétera.
Cálculo del suministro interno
Los cálculos del suministro interno implican mucho más que la mera cuenta del número de empleados. Los encargados de la planeación investigan y clasifican los recursos humanos presentes a fin de conocer su calificación. Esta información permite prever tentativas ente qué puestos vacantes se pueden llenar con los empleados actuales.
Registro de la información
La información del caso se registra en un documento que recibe el nombre de formato de promociones potenciales o inventarío de recursos humanos. Considerar a los empleados actuales para las nuevas oportunidades resulta de gran importancia para el clima laboral de la empresa pues da a los empleados la certidumbre de que pueden progresar.
Formato de promociones potenciales
Los listados de promociones potenciales resumen los conocimientos y habilidades de los empleados, y proporcionan un instrumento de análisis para la evaluación del potencial humano con que cuenta la organización.
Certificación del registro
La revisión del supervisor certifica que el registro sea exacto y que corresponda a la opinión de una persona que tiene la responsabilidad de conocer a fondo el desempeño y las características del empleado. (Es obvio que el supervisor conoce mejor estos datos que el departamento de personal.) La parte IV se añade al final para contar con una garantía más de que el registro es exacto y para añadir evaluaciones recientes del empleado, que proporcionan más información sobre su desempeño.
Con frecuencia, se computarizan los inventarios de recursos humanos para identificar a las personas capacitadas para el desempeño de nuevos puestos. Las organizaciones de grandes dimensiones, como algunas entidades oficiales, emplean sistemas computacionales para detectar el potencial humano disponible para llenar las vacantes. Los registros computarizados también facilitan la actualización, que debe llevarse a cabo por lo menos una vez al año para aprovechar adecuadamente el potencial de los empleados y poder respaldar las peticiones de actualización de información.
Mantener actualizados y vigentes estos registros tiene importancia fundamental para el correcto proceso de administración de personal.
Si los inventarios de recursos humanos de todo el personal son muy importantes, los inventarios que sirven para el personal gerencial son esenciales. En estos casos suele ampliarse la forma empleada, para incluir:
- Responsabilidad del puesto
- Número de empleados a cargo
- Presupuesto total a cargo
- Deberes de los subordinados
- Tipo de empleado que supervisa
- Capacitación gerencial que ha recibido
- Labores gerenciales anteriores
Cuadros de reemplazo potencial
Los cuadros de reemplazo potencial constituyen una representación visual de las posibilidades especificas de sustitución dentro de una empresa. La información se obtiene del formato de promociones potenciales. La figura 5-8 ilustra las formas comúnmente empleadas por una organización cualquiera.
Aunque puede haber variantes en la información requerida, los cuadros de reemplazo potencial de la ilustración incluyen el mínimo necesario. En una estructura muy similar a la de un organigrama, se describen varios puestos de la empresa y la situación actual de varios candidatos. El potencial de reemplazo se compone de dos variables: el desempeño actual y la idoneidad de promoción. El desempeño actual se determina en gran medida por las evaluaciones periódicas. Las opiniones de otros gerentes y de los compañeros también pueden contribuir a la evaluación del desempeño.
La idoneidad para ser promovido se basa esencialmente en el desempeño actual y en las previsiones de los superiores inmediatos sobre el éxito que se puede obtener en un nuevo puesto.
El departamento de personal puede contribuir a esas previsiones mediante evaluaciones psicológicas, entrevistas y otros métodos de evaluación.
Tanto los especialistas en personal como los administradores en general consideran que los cuadros de reemplazo potencial proporcionan una referencia rápida. El aspecto objetable de su uso es que proporcionan información muy limitada. Con el fin de dar un suplemento para estos cuadros, se utiliza cada vez con mayor frecuencia el sumario de sustituciones, documento en el que se hace una lista de las posibilidades de reemplazo que existen para cada puesto, incluyendo sus ventajas y desventajas.
La mayor parte de las compañías de dimensiones suficientemente grandes para elaborar planes de recursos humanos complejos computarizan sus registros de personal, incluyendo los inventarios de recursos humanos. A continuación, mediante un programa sencillo, los ejecutivos pueden consultar los datos sobre reemplazos
Cada vez que tengan una vacante. Estos sumarios indican también qué puestos de la compañía carecen de un sustituto potencial. A largo plazo, el departamento de personal puede alentar a los empleados a mejorar su calificación y prepararse para las oportunidades futuras.
A corto plazo, una vacante que no pueda llenarse mediante una promoción interna requiere una contratación externa.
En todos los niveles, los cuadros de reemplazo potencial y los sumarios de sustitución potencial deben mantenerse en estricta confidencialidad, para proteger la privacía de los empleados y evitar el descontento de las personas consideradas no promovibles.
Pronósticos sobre la oferta de recursos humanos
No es posible llenar todas las vacantes mediante promociones internas. En algunos casos no se cuenta con la persona adecuada para sustituir a alguien que se promueva o que abandone la organización. Otros puestos se clasifican como iniciales, porque son de nivel básico (como los puestos de auxiliares no calificados). En ambas circunstancias es necesario recurrir a fuentes externas de provisión de recursos humanos.
Necesidades externas
El crecimiento de la organización y la eficiencia del departamento de personal determinan en gran medida la necesidad de recurrir a fuentes externas. El crecimiento de la organización constituye el factor principal en la creación de puestos de nivel básico, especialmente en las compañías que alientan la promoción interna de su personal. El número de vacantes en niveles diferentes al básico depende también del apoyo que el departamento de personal brinde al personal para desarrollar su capacidad. Si no alienta a los empleados a explotar su potencial, es probable que no se preparen para llenar las vacantes que se presenten. La falta de personal con potencial para ser promovido refleja una deficiencia grave en cualquier empresa.
DESEMPEÑO DE PROFESIÓN
Análisis del mercado de trabajo
El éxito en la localización de nuevos empleados depende del mercado de trabajo, pero también de la habilidad de los especialistas en personal para llevar a cabo esta importante tarea. Incluso cuando las tasas de desempleo son altas, resulta difícil encontrar el personal idóneo para ciertas ocupaciones.
Una realidad sorprendente para muchos recién egresados de la carrera de Administración de Recursos Humanos es el hecho de que en el mundo de habla española, y pese a las altas tasas de desempleo global, el desempleo de los profesionales es muy inferior. Dicho de otra forma, aunque la tasa global de desempleo ha alcanzado en algunos casos niveles del 35% de la población económicamente activa o aún más altos, el desempleo entre los grupos profesionales es significativamente más reducido. En ciertas áreas técnicas, el desempleo es inferior al 4%, lo cual constituye empleo prácticamente total. Por ello, resulta obvio que no siempre es fácil localizar a la persona idónea para desempeñar determinadas tareas.
Independientemente de las tasas de desempleo, las necesidades de personal pueden satisfacerse atrayendo a la organización empleados de otras compañías. A largo plazo, el dinamismo de la comunidad en que se trabaja y las tendencias demográficas constituyen los elementos definitivos en los mercados laborales. El dinamismo de la comunidad puede traducirse en hechos que afectan profundamente el futuro de una compañía; por ejemplo, la zona del noreste brasileño tiende a perder dinamismo económico, en tanto las zonas agrícolas del sur del Brasil constituyen una gran promesa. Una empresa que considerara la posibilidad de instalarse en una zona de recesión económica podría temer -justificadamente- la contracción del mercado de trabajo; en tanto, ocurriría lo contrario en las zonas en crecimiento.
FACTORES DEMOGRÁFICOS
Los factores demográficos son otro elemento a largo plazo que afecta la oferta de trabajo. Afortunadamente para las empresas que preparan planes a largo plazo, estas tendencias son predecibles.
